中國集運倉入庫通知模板：海外買家登記訂單號、運單與件數的填寫指南（China forwarding warehouse inbound notice template for buyers）

為什麼發貨前要填一份入庫通知

從淘寶、京東、拼多多或 1688 下單後，賣家把包裹發往中國集運倉。倉庫每天收到大量來自不同快遞公司的包裹，如果包裹外箱上沒有你的會員標識，或者標識被膠帶、面單遮住，倉庫就無法判斷這個包裹屬於誰。入庫通知（inbound notice）就是你在賣家發貨後，主動告訴倉庫“接下來會到哪些包裹、它們長什麼樣、屬於哪個訂單”的一份登記表。

它解決三個問題：第一，讓倉庫在收貨時能快速把包裹和你的賬戶對應起來；第二，讓倉庫知道哪些包裹需要合箱、哪些需要單獨處理；第三，當包裹數量、外觀與預期不符時，倉庫能第一時間發現並拍照反饋，而不是等到出庫才發現少件。本文給出一份可以直接複製使用的模板，並說明每個欄位怎麼填。

入庫通知模板（可直接套用）

建議用表格或純文字逐條列出，每個包裹一行。欄位如下：

把這張表填好後，透過你註冊賬戶時使用的渠道提交給倉庫。提交時間建議在賣家點選“已發貨”之後、包裹到達倉庫之前，越早越好。

每個欄位的填寫要點

會員標識與收件人程式碼

這是倉庫識別包裹歸屬的第一依據。下單時，收貨人姓名或地址備註裡應包含倉庫給你的會員標識。如果賣家列印面單時把備註刪掉了，就要在入庫通知裡用國內運單號來補位。兩者至少要有一個能對上。

平臺訂單號與國內運單號

平臺訂單號用於核對“你買了什麼”，國內運單號用於核對“包裹怎麼來的”。同一個訂單可能拆成多個包裹、由不同快遞發出，所以一個訂單號可以對應多條運單記錄。反過來，一個運單號也可能包含多件商品，件數要按實際包裹數量填，而不是按商品數量填。

件數與商品特徵

件數寫錯是入庫糾紛最常見的原因。賣家說“一箱”，實際可能是兩個小箱套一個大袋。填寫時以賣家提供的發貨資訊為準，如果賣家只給了一個運單號但沒說明件數，可以先按 1 件登記，並在異常備註裡寫明“件數待確認”。商品特徵用於倉庫在無標識包裹中做人工比對，寫清顏色、尺寸、是否有品牌字樣即可，不需要寫商品內部細節。

是否合箱與異常備註

如果這個包裹要和其它包裹合併發往海外，標記“是”；如果是單獨出庫或需要先驗貨再決定，標記“否”。異常備註是整份通知裡最有價值的部分，常見情況包括：預售商品到倉時間晚於現貨、賣家分批發貨、易碎品需要額外保護、需要開箱驗貨拍照、外箱有破損風險等。寫清楚這些，倉庫在收貨時就能按你的要求處理，而不是預設入庫。

包裹到倉後的核對流程

• 倉庫收到包裹，掃描運單號，與入庫通知匹配。
• 核對件數、外箱特徵是否與登記一致。
• 如一致，登記入庫，包裹進入待合箱或待出庫狀態。
• 如不一致（少件、多件、外箱明顯不同），倉庫拍照記錄並聯系你確認。
• 你確認後，倉庫更新包裹狀態；未確認的包裹暫不參與合箱。

這個流程的關鍵是“先登記、後到倉”。如果包裹已經到了倉庫你才補通知，匹配會變慢，尤其是旺季倉庫收貨量大時。關於合箱的具體規則和操作，可以參考 合箱運輸說明；費用結構以 實時詢價 為準。

常見錯誤與處理方式

賣家沒寫會員標識

不要慌。用國內運單號在入庫通知裡登記，並補充外箱特徵。倉庫收到無標識包裹時，會先按運單號查詢，找不到再用特徵人工比對。如果兩者都沒有，包裹會進入待認領區，需要你提供更多資訊才能歸屬。

一個訂單分多個包裹發出

每個包裹單獨一行登記，共用同一個平臺訂單號，件數分別填寫。不要合併成一行寫“共 3 件”，否則倉庫無法逐件核對。

預售與現貨混在一起

把預售商品單獨標註，並說明預計到倉時間。這樣倉庫可以先處理現貨，等預售到齊後再合箱，避免現貨長期佔用倉位。相關思路可參考站內關於預售與現貨到倉時間不一致的處理方法。

包裹到倉後才發現資訊填錯

儘快聯絡倉庫更正，提供正確的運單號或訂單號。已經入庫的包裹可以修改歸屬，但已經進入合箱或出庫流程的包裹，修改會受流程限制，所以登記時儘量一次填準。

一份好通知的檢查清單

• 會員標識或收件人程式碼已填寫，且與下單時一致。
• 每個包裹都有對應的國內運單號。
• 件數按實際包裹數量填寫，不是商品數量。
• 商品特徵足夠讓倉庫人工辨認。
• 是否合箱已明確標記。
• 預售、分批、易碎、驗貨等異常已寫入備註。
• 提交時間早於包裹到達倉庫。

如果你還沒有倉庫賬戶，可以先 註冊 獲取會員標識和收貨地址，再按上面的模板登記每一批包裹。入庫通知不是一次性檔案，而是一份隨發貨進度持續更新的清單：賣家發一批，你補一行，倉庫就能一直保持準確的收貨預期。

關於清關與稅費的提醒

清關與稅費提醒

各國進口規則會調整，所需資料和應繳費用取決於商品、申報資訊、運輸方式及目的地。發貨前請以目的國海關或稅務機關公佈的最新要求為準，並如實提供商品資訊。